Privacyverklaring

Privacyverklaring Hoornse Badmintonvereniging

Laatst bijgewerkt: 28 juni 2026

De Hoornse Badmintonvereniging gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens wij verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor leden, oud-leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten en toernooien, bezoekers van onze website en personen die contact opnemen met HBV.

Wie is verantwoordelijk?

De Hoornse Badmintonvereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de vereniging.

Heb je vragen over privacy of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Neem dan contact op met de ledenadministratie via:

ledenadministratie@hoornse-bv.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van je relatie met de vereniging. Het kan gaan om:

• naam, adres en woonplaats;
• geboortedatum;
• geslacht;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• gegevens van ouders/verzorgers van jeugdleden;
• lidmaatschapsgegevens, zoals lidmaatschapstype, startdatum en einddatum;
• gegevens die nodig zijn voor aanmelding bij Badminton Nederland;
• gegevens over deelname aan trainingen, competities, toernooien en activiteiten;
• gegevens die nodig zijn voor contributie, facturatie en betalingen;
• gegevens over vrijwilligerswerk, bardiensten of andere verenigingstaken;
• foto’s of beeldmateriaal van verenigingsactiviteiten;
• correspondentie met de vereniging.

Wij vragen in principe geen bijzondere persoonsgegevens. Als iemand zelf medische of andere gevoelige informatie met ons deelt, bijvoorbeeld in verband met veiligheid tijdens een activiteit, gebruiken we die informatie alleen voor dat specifieke doel en gaan we daar zorgvuldig mee om.

Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het verwerken van inschrijvingen en opzeggingen;
• het voeren van de ledenadministratie;
• het aanmelden en registreren van leden bij Badminton Nederland;
• het organiseren van trainingen, competities, toernooien en verenigingsactiviteiten;
• het innen van contributie en andere bijdragen;
• het voeren van de financiële administratie;
• het communiceren met leden, ouders/verzorgers en vrijwilligers;
• het indelen en organiseren van vrijwilligerstaken, zoals bardiensten;
• het waarborgen van een veilige en goed georganiseerde vereniging;
• het informeren over verenigingsnieuws, activiteiten en praktische zaken;
• het beheren en verbeteren van de website;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige reden voor is. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens:

• omdat dit nodig is voor het lidmaatschap van de vereniging;
• omdat wij een wettelijke verplichting hebben, bijvoorbeeld voor de financiële administratie;
• omdat HBV een gerechtvaardigd verenigingsbelang heeft, zoals goede ledenadministratie, communicatie en organisatie van activiteiten;
• omdat je toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van beeldgebruik;
• omdat dit nodig is om vitale of veiligheidsbelangen te beschermen, bijvoorbeeld bij een incident tijdens een activiteit.

Ledenadministratie en Badminton Nederland

Als je lid wordt van HBV, word je ook aangemeld bij Badminton Nederland. Dat is nodig omdat HBV is aangesloten bij Badminton Nederland en leden via deze bond kunnen deelnemen aan onder andere competities, toernooien en andere badmintonactiviteiten.

Voor de ledenadministratie maakt HBV gebruik van digitale systemen, waaronder FOYS BN voor Verenigingen Premium. Gegevens die nodig zijn voor het lidmaatschap kunnen daarbij worden verwerkt in systemen van HBV en Badminton Nederland.

Contributie, facturatie en betalingen

Voor het innen van contributie en andere bijdragen verwerken wij gegevens die nodig zijn voor facturatie en betaling. Denk aan naam, lidmaatschapsgegevens, betaalwijze, factuurgegevens en, bij automatische incasso, bankgegevens zoals IBAN en naam rekeninghouder.

HBV gebruikt voor haar administratie en betalingen onder andere administratieve systemen, bankdiensten en betaaldienstverleners. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld voor zover dat nodig is voor de betaling, administratie of wettelijke verplichtingen.

Communicatie

HBV gebruikt contactgegevens om te communiceren over het lidmaatschap, speelavonden, trainingen, competities, activiteiten, bardiensten, contributie en andere verenigingszaken.

Communicatie kan plaatsvinden via e-mail, telefoon, digitale verenigingssystemen of andere communicatiekanalen die binnen de vereniging worden gebruikt.

Vrijwilligers, bardiensten en veiligheid

HBV is een vereniging vóór en dóór leden. Daarom kunnen leden en ouders/verzorgers van jeugdleden worden gevraagd om bij te dragen aan verenigingsactiviteiten, zoals bardiensten of ondersteuning bij jeugdactiviteiten.

Voor het organiseren van deze taken verwerken wij gegevens die nodig zijn voor planning, communicatie en uitvoering. Voor bepaalde functies of taken kan HBV aanvullende gegevens verwerken die nodig zijn voor veiligheid en zorgvuldige organisatie, bijvoorbeeld in het kader van vrijwilligersafspraken of een VOG-procedure.

Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens verenigingsactiviteiten, wedstrijden, toernooien of evenementen kunnen foto’s of video’s worden gemaakt. HBV kan beeldmateriaal gebruiken voor verenigingscommunicatie, bijvoorbeeld op de website, sociale media, nieuwsberichten of promotiemateriaal.

Wij gaan zorgvuldig om met beeldmateriaal. Bij gerichte portretfoto’s of beeldmateriaal waarbij iemand duidelijk centraal staat, vragen wij waar nodig toestemming. Voor algemene sfeerbeelden kan HBV een gerechtvaardigd verenigingsbelang hebben.

Wil je niet herkenbaar in beeld worden gebracht of gepubliceerd? Geef dit dan door aan de organisatie van de activiteit of aan het bestuur. Dan houden wij daar zo goed mogelijk rekening mee.

Website en cookies

Op onze website kunnen gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld wanneer je een formulier gebruikt, een link aanklikt of contact met ons opneemt.

De website kan gebruikmaken van cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Voor eventuele analytische of externe cookies geldt dat wij deze zo privacyvriendelijk mogelijk gebruiken of toestemming vragen wanneer dat nodig is.

Met wie delen wij gegevens?

HBV deelt persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de vereniging of als wij daartoe verplicht zijn. Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden gedeeld met:

• Badminton Nederland;
• leveranciers van ledenadministratie- en verenigingssystemen;
• administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
• banken en betaaldienstverleners;
• trainers, commissieleden of vrijwilligers, voor zover zij gegevens nodig hebben voor hun taak;
• organisatoren van competities, toernooien of activiteiten;
• IT- en hostingpartijen;
• overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Met partijen die persoonsgegevens namens HBV verwerken, maken wij waar nodig afspraken over zorgvuldige en veilige verwerking.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben ontvangen.

Ledengegevens bewaren wij zolang iemand lid is van HBV. Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren wij gegevens alleen zolang dat nodig is voor administratie, verantwoording, wettelijke verplichtingen of eventuele vragen achteraf.

Financiële gegevens bewaren wij volgens de wettelijke bewaartermijnen. Voor de financiële administratie geldt in de regel een bewaartermijn van 7 jaar.

Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiliging

HBV neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun taak binnen de vereniging. Denk aan ledenadministratie, bestuur, penningmeester, trainers, commissieleden of andere vrijwilligers met een specifieke rol.

Jouw rechten

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens HBV van jou verwerkt. Ook kun je ons vragen om gegevens te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen of de verwerking ervan te beperken.

Daarnaast kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of toestemming intrekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wil je gebruikmaken van deze rechten? Neem dan contact op via:

ledenadministratie@hoornse-bv.nl

Wij kunnen vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we zeker weten dat we de gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop HBV met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. Dan proberen we samen tot een oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

HBV kan deze privacyverklaring aanpassen als onze werkwijze, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.