Op de ALV van 29 september heeft werkgroep Samen 1 een presentatie gehouden over de actuele stand van zaken en ideeën. Het volledige verslag is op deze pagina te lezen.
Beste leden van HBV,
Hierbij een nieuwe update van het Samen 1-traject sinds de vorige ALV van afgelopen mei.
De doelstelling van het Samen-1-traject is om meer eenheid en verbondenheid te creëren binnen de club.
Inmiddels zijn er twee werkgroepen aan de slag om plannen te bedenken om deze doelstelling te bereiken: een werkgroep ‘Organisatie’ en een werkgroep ‘Cultuur’. Namens beide werkgroepen geef ik graag een update van de stand van zaken:
Werkgroep Organisatie
Wij zijn vanaf een nieuw startpunt gaan nadenken hoe we HBV in een ideale situatie zouden kunnen organiseren. Speerpunten hierbij waren:
- slagvaardigere en samenhangende organisatie,
- met een duidelijke communicatie en zichtbaarheid,
- met een grote betrokkenheid van leden.
We hebben als eerste gekeken welke taken en functies er binnen de club zijn en welke werkzaamheden er allemaal moeten gebeuren. Hier hebben we een overzicht van gemaakt en vervolgens gekeken hoe wij het in een “ideale” situatie de taken zouden verdelen.
Wij denken dat er in een ideale situatie veel meer krachten gebundeld kunnen worden en juist ‘groepsdoorbroken’ kunnen worden aangepakt. Bijvoorbeeld: trainers regelen en aansturen voor alle spelersgroepen, en toernooien zoals het Familietoernooi gezamenlijk organiseren.
Ons idee voor aanpak is door het instellen van kleine werkgroepen die bepaalde taken oppakken, rondom 4 thema’s. In die werkgroepen zitten leden uit de verschillende spelersgroepen die samen kunnen werken.
De 4 thema’s zoals wij die voor ogen hebben.
- Badminton; denk aan competitie, trainingen, materialen etc.
- Activiteiten en toernooien; kleinere werkgroepen organiseren bepaalde activiteiten, maar worden wel centraal aangestuurd, waarbij er ook activiteiten worden georganiseerd die voor alle leden toegankelijk zijn.
- Faciliteiten, denk aan gebruik van sporthal, kantine, schoonmaak.
- Communicatie: Vanuit 1 punt alle berichten vanuit werkgroepen en bestuur, naar binnen en buiten de vereniging met een duidelijke en herkenbare stijl.
We hopen de taken binnen deze 4 thema’s meer te verdelen. Er komen meer ‘kleinere’ werkgroepen die iets regelen of organiseren, waardoor de drempel lager wordt om vrijwillig iets te doen voor de club. Zo hopen we dat veel leden proactief een steentje willen bijdragen, en vele handen licht werk maken. Hoe de lijnen lopen tussen de werkgroepen en het bestuur moeten we nog verder uitwerken.
En tot slot nog een idee om de zichtbaarheid te vergroten en de communicatie te verbeteren: een idee is om per speelavond twee ‘gastheer/-vrouw’ aanstellen, die verantwoordelijk worden voor de dagelijkse gang van zaken op die betreffende speelavond. Denk aan het regelen van de bardienst, het verwelkomen van nieuwe leden en een aanspreekpunt zijn. Hiermee denken we de zichtbaarheid te kunnen vergroten en de communicatie te verbeteren.
Werkgroep Cultuur
De werkgroep cultuur heeft tegelijkertijd nagedacht hoe we als club meer ‘Samen 1’ kunnen worden. Het idee van de nieuwe organisatie die zojuist geschetst is, kan daar wat ons betreft al heel erg aan bijdragen. Daarnaast hebben wij de volgende 4 ideeën:
- Meer activiteiten en toernooien voor de hele club:
Wij zijn als proef de “Activiteiten-Commissie” opgestart, die dit seizoen al gaat experimenteren met het organiseren van clubbrede activiteiten. Die plannen we op handige momenten in de jaaragenda op onze website. We denken dat het heel belangrijk is dat er meer momenten komen om elkaar te ontmoeten. Onbekend maakt immers onbemind. Door gezamenlijke activiteiten creëren we een betere sfeer binnen de vereniging.
Dit seizoen denken wij aan: een Nieuwjaarstoernooi op 7 of 8 januari, een gezamenlijke finaledag voor de Clubkampioenschappen en een Badmintonfeest (met Reünie) aan het einde van het seizoen.
Volgend seizoen zouden we dit nog verder uitbreiden.
- Communicatie centraal geregeld:
We willen dat er duidelijker gecommuniceerd wordt naar de leden. Daarvoor is er nu al een communicatie-groep actief. Tjeska zorgt er voor dat alle leden op de hoogte worden gebracht, wat al ontzettend goed gaat. Hulp is wel gewenst!
Wij gaan er ook voor zorgen dat de Agenda op de website gevuld wordt. Wij vragen de commissies/werkgroepen welke activiteiten gepland staan en zorgen dat dit gecentreerd wordt in 1 agenda op de website.
- Nieuwe taal: ‘iedereen is LID’:
In de eerste plaats zijn we allemaal HBV’er! Wij vinden dat we vanaf nu moeten spreken over ‘leden’, in plaats van recreanten, competitiespelers, jeugdspelers. Zo doorbreek je groepjesvorming. Op welke avond je badmintont en of je wel of geen competitie daarnaast speelt, komt eigenlijk pas op de tweede plaats. Het allerbelangrijkste is dat je lid bent van onze mooie club. We gaan deze nieuwe taal proberen ‘gewoon’ te maken. Uiteraard zal het even duren voordat ‘de recreant’ verandert in ‘het lid die op donderdagavond speelt’. Maar als wij termen zoals ‘leden die jeugdtraining krijgen’ of ‘leden die bondscompetitie spelen’ veel gaan gebruiken, denken we dat met de tijd iedereen door gaat krijgen dat we vooral allemaal HBV’er zijn.
- Meer verbinding in de speelmomenten:
Als iedereen lid is van onze mooie club, willen we ook graag dat iedereen zich welkom voelt. Vroeger hadden we zoveel leden, dat we wel op verschillende dagen en tijdstippen móesten gaan spelen. Dat is nu niet meer het geval. Natuurlijk zijn er nog wel ‘volle’ avonden, maar we denken dat onze perceptie van ‘vol’ wel wat opgerekt kan worden.
Onze toekomstvisie is dat alle leden welkom zijn op alle speelavonden. Uiteraard brengt dat nogal wat organisatorische hobbels met zich mee. En er zullen misschien wat culturele stappen moeten worden gezet. We willen dit idee verder uitwerken en met een voorstel komen voor het volgende seizoen.
Voor dit seizoen hebben we alvast besloten dat in de schoolvakanties ALLE leden van HBV welkom zijn op de dinsdag- en donderdagavond. Op de andere dagen is de hal dicht. Dus ook de leden die gewoonlijk badmintonnen op maandag, woensdag of zaterdag. Van welke leeftijd je ook bent: in de vakanties is op dinsdag en donderdag vanaf 19:00 de zaal voor je geopend!
Maar.. dit is allemaal pas een eerste verkenning! We begrijpen goed dat het even omdenken is voor iedereen en we willen dit ook zorgvuldig aanpakken. Daarom willen we onze plannen verder uitwerken en daarbij met de huidige commissies om tafel gaan om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn. Maar ook van de leden ontvangen we graag feedback, dus we zullen de komende tijd op verschillende speelmomenten in gesprek gaan met de leden over deze plannen.