Samen 1 plan – 06 juni 2023 – Hoornse Badminton vereniging

Hervormingsplan HBV.docx

Inleiding: waarom dit plan voor HBV?

Beste leden van HBV,

In 2020 heeft het bestuur van HBV het initiatief genomen op een toekomstplan te maken voor de vereniging. Er waren 2 aanleidingen: de effecten van de Corona-pandemie én de financiële situatie bij het aflopen van het 5-jarenplan Topsport en het wegvallen van onze grootste sponsor. Beide hadden een groot effect op onze vereniging. Het bestuur heeft voor het maken van een toekomstplan begeleiding aangevraagd – en gekregen vanuit de bond, met als doel:

Gezond voortbestaan als vereniging

● Goed draaiende organisatie (ook financieel)
● Veel meer mensen bereid te vinden om iets voor de club te doen
● Overzicht van posities en werk dat moet gebeuren Daaruit is het ‘Samen 1’-traject ontstaan, met als doelstelling om meer verbinding en eenheid te creëren binnen de club

Traject fase 1 Tijdens een speciale ledenraad november 2020 heeft zich een groot aantal leden aangemeld om iets te doen voor de vereniging. Een aantal van hen heeft als vervolg de stuurgroep Samen 1 gevormd. (Nils van Hoegee, John Loa, Annamarie Ruijter, Arjan Drost, Fenna van Leijen, Bastiaan van der Veen, Hung Pham, Jan van Assema) Deze stuurgroep heeft in 2021 een enquête afgenomen onder de leden, om te onderzoeken wat er verbeterd kan worden en wat leden zouden willen. De respons was groot, zo’n 80%! Belangrijkste conclusies:

● Er is behoefte aan een Communicatie Commissie voor betere communicatie onderling en naar leden
● Leden commissies en bestuur zijn té onbekend
● Groepsvorming en omgang met elkaar kunnen verbeteren
● De sfeer is goed – het verenigingsgevoel klein Deze uitkomsten van de enquête zijn – helaas weer vertraagd door Corona – besproken tijdens een bijeenkomst op 14 april 2022.

Traject fase 2 Voor het vervolg zijn 2 werkgroepen gevormd om de plannen verder uit te werken.

Hoe gaan we met elkaar om? Werkgroep cultuur (Gerda Binnerts, Rico Klaassen Bos, Tjeska Kohlbrugge, Maurice Kohlbrugge, Paul Kooiker, Annamarie Ruiter, Hung Pham)
Hoe zijn we georganiseerd?
Werkgroep organisatie (Maarten Veerman, Rico Klaassen Bos, Anne de Valk, Elma Glas)

De 2 werkgroepen zijn aan de slag gegaan met de uitwerking. Hieronder zijn de ondernomen werkzaamheden en resultaten op een rij gezet. Inmiddels is de werkgroep Cultuur overgegaan in een (nog officieel in te stellen) Activiteitencommissie. De werkgroep Organisatie heeft het op zich genomen om de resultaten van de gezamenlijke werkgroepen op papier te zetten in dit Hervormingsplan HBV.

Traject fase 3: de uitvoering, volgt na besluitvorming over dit plan.

Resultaten werkgroep Cultuur

De werkgroep cultuur heeft nagedacht hoe we de onderlinge verstandhouding kunnen verbeteren waardoor er meer eensgezindheid ontstaat en we als vereniging meer ‘Samen 1’ kunnen worden. Het idee van de organisatie wat hierna geschetst wordt, kan daar wat ons betreft al heel erg aan bijdragen.

Het doel van een cultuuromslag is dat we willen bewerkstelligen dat de leden elkaar beter leren kennen, meer duidelijkheid ontstaat wat we van elkaar kunnen verwachten, er nieuwe verbindingen worden gecreëerd, waardoor er meer begrip en waardering voor elkaar komt. Daardoor ontstaat er meer clubgevoel, waarbij nieuwe contacten ontstaan, we elkaar sneller helpen en we elkaar makkelijker kunnen aanspreken.

Hiervoor hebben wij de volgende ideeën:

● Meer activiteiten en toernooien voor de hele club
● Communicatie centraal geregeld
● Nieuwe taal: ‘iedereen is LID’
● Meer verbinding in de speelmomenten Meer activiteiten en toernooi voor de hele club:

Wij zijn de Activiteiten-Commissie opgestart, die dit seizoen al gaat experimenteren met het organiseren van clubbrede activiteiten. We denken dat het heel belangrijk is dat er meer momenten komen om elkaar te ontmoeten. Onbekend maakt immers onbemind. Door gezamenlijke activiteiten creëren we een betere sfeer binnen de vereniging.
Dit seizoen hebben we een Nieuwjaarstoernooi georganiseerd op 8 januari. Daarnaast is er een gezamenlijke finaledag voor de Clubkampioenschappen op zaterdag 11 maart en een Badmintonfeest (met Reünie) aan het einde van het seizoen.
Met deze activiteiten starten we dit seizoen, volgend seizoen willen we dit verder gaan uitbreiden. Communicatie centraal geregeld:
We willen dat er duidelijker gecommuniceerd wordt naar de leden. Daarvoor is er nu al een Communicatie-commissie opgericht. De Communicatiecommissie zorgt er voor dat alle leden op de hoogte worden gebracht, wat al ontzettend goed gaat.
Wij zijn als Activiteiten-Commissie samen met de Communicatiecommissie ook bezig om te zorgen dat de Agenda op de website gevuld wordt. Wij vragen de commissies welke activiteiten gepland staan en zorgen dat dit gecentreerd wordt in 1 agenda op de website. Nieuwe taal: ‘iedereen is LID’
Wij vinden dat er binnen HBV nog te veel gesproken wordt in termen die groepjesvorming in de hand werken: recreanten, competitiespelers, jeugdspelers.
In de eerste plaats zijn we allemaal HBV’er! Wij pleiten ervoor om vanaf heden te spreken over ‘leden’. Op welke avond je badmintont en of je wel of geen competitie daarnaast speelt, komt eigenlijk pas op de tweede plaats. Het allerbelangrijkste is dat je lid bent van onze mooie club. We gaan deze nieuwe taal proberen te implementeren. Uiteraard zal het even duren voordat ‘de recreant’ verandert in ‘het lid die op donderdagavond speelt’. Maar als wij termen zoals ‘leden die jeugdtraining krijgen’ of ‘leden die bondscompetitie spelen’ veel gaan gebruiken, denken we dat met de tijd men door gaat krijgen dat we vooral allemaal HBV’er zijn.

Meer verbinding in de speelmomenten
Als iedereen lid is van onze mooie club, willen we ook graag dat iedereen zich welkom voelt. Vroeger hadden we zoveel leden, dat we wel op verschillende dagen en tijdstippen móesten gaan spelen. Dat is nu niet meer het geval. Natuurlijk zijn er nog wel ‘volle’ avonden, maar we denken dat onze perceptie van ‘vol’ wel wat opgerekt kan worden.
Onze toekomstvisie is dat alle leden welkom zijn op alle speelavonden. Uiteraard brengt dat nogal wat organisatorische hobbels met zich mee. En er zullen misschien wat culturele stappen moeten worden gezet. We willen dit idee in de toekomst verder uitwerken en met een voorstel komen. Voor dit seizoen hebben we alvast voorgesteld dat in de vakanties ALLE leden van HBV welkom zijn op de dinsdag- en donderdagavond. Dus ook de leden die gewoonlijk badmintonnen op maandag, woensdag of zaterdag. Van welke leeftijd je ook bent: in de vakanties is op dinsdag en donderdag vanaf 19:00 de zaal voor je geopend!

Resultaten werkgroep Organisatie

De werkgroep organisatie heeft nagedacht over een andere inrichting van de HBV-organisatie. Op dit moment is nog veel binnen HBV georganiseerd in spelersgroepen. We hebben een RAC, JC en TC die de drie spelersgroepen coördineren.
Hoe zouden we HBV in een ideale situatie kunnen organiseren met als speerpunten: slagvaardigere en samenhangende organisatie, met een duidelijke communicatie en zichtbaarheid, effectievere onderlinge afstemming, met een grote betrokkenheid van leden.

We hebben gekeken welke taken en functies er elk seizoen binnen de club zijn. We denken dat er nog veel meer krachten gebundeld kunnen worden en juist ‘groepsdoorbroken’ kunnen worden aangepakt worden.
Voor alle leden worden er trainingen georganiseerd; kunnen we dat niet het beste gezamenlijk oppakken? Er is een competitie voor jeugd en volwassenen op alle niveaus, waarom gebruiken we elkaars kennis en kunde hierin niet? En waarom zou een Familie-toernooi door de JC moeten worden georganiseerd, als het voor alle leden een leuk toernooi kan zijn? Waarom nodigen we niet alle leden uit voor gezelligheidsactiviteiten?

Als wij de verantwoordelijkheden en taken op een rijtje zetten, komen we uit op vier hoofdzaken:

● Zichtbaarheid en communicatie
● Badmintonnen mogelijk maken (vrijspelen, trainen, competitie)
● Activiteiten organiseren
● Facilitaire zaken (hal en kantine) goed regelen Van verticaal naar horizontale werk methodiek Ons idee is dat de JC, TC en RAC niet naast elkaar zouden moeten bestaan, maar juist samen zouden moeten werken om bovenstaande taken uit te voeren. Wij denken na over een geheel nieuwe indeling van de taken, in een nieuwe indeling van commissies. Binnen de nieuwe commissies worden dan kleine werkgroepen ingericht met leden uit de verschillende spelersgroepen. De werkgroepen nemen elk duidelijk omschreven activiteiten voor hun rekening, maar het wordt wel centraal aangestuurd.
Het gaat om 4 commissies (uitwerking zie volgende pagina’s):

1. Badminton
2. Activiteiten
3. Communicatie 4. Faciliteiten

Naast deze commissies willen we per speelavond minstens twee ‘gastheer/-vrouw’ aanstellen, die verantwoordelijk worden voor de dagelijkse gang van zaken op die betreffende speelavond. Denk aan het verwelkomen van nieuwe leden, aanspreekpunt zijn en het monitoren van de bardienst. Zo hopen we de zichtbaarheid te vergroten en de communicatie te verbeteren.

Functies en taken

Om duidelijk te hebben hoe HBV georganiseerd is in de nieuwe stijl, hebben we onderstaand organogram gemaakt. Op de volgende bladzijdes hebben we per commissie-werkgroep een duidelijke taakomschrijving gemaakt.

Overlegstructuur

Het bestuur bestaat uit 7 leden: het dagelijks bestuur (DB; voorzitter, penningmeester en secretaris) plus de voorzitters van de 4 commissies. Het bestuur komt eenmaal per maand bijeen. Het DB overlegt indien nodig vaker, waarbij commissie-voorzitters afhankelijk van het onderwerp kunnen aansluiten.
Er zullen ook meer strategisch/visiegerichte vergaderingen zijn, ongeveer 1 x per kwartaal.

De voorzitters van de commissies beheren het e-mailadres van hun commissie. 5

De voorzitters sturen de werkgroepen aan. De voorzitters zitten minder in de uitvoerende kant, maar houden meer het overzicht. De voorzitters maken een Jaarplan voor hun commissie, inclusief begroting.

Het bestuur beoordeelt de Jaarplannen van de commissies in samenhang. De begrotingen van de commissies dienen vóór de ALV in mei te worden ingediend bij de penningmeester. De inhoudelijke uitwerking van de plannen kan na de ALV uitgewerkt worden.

De personen in de werkgroepen zijn de uitvoerders. Zij hebben nauw contact met de voorzitter. De werkgroepen zijn redelijk fluïde. Er kunnen steeds nieuwe personen aan toegevoegd worden of mensen uit gaan.
De werkgroepen kunnen onderling communiceren met een whats-app groep.

Indien een werkgroep wil communiceren met een andere commissie of werkgroep, dan gaat de mail in cc. ook altijd naar de betreffende voorzitters.

Het is belangrijk dat vrijwilligers in de werkgroepen proactief zijn en zich houden aan afspraken. Je committeert je aan een taak en het moet niet zo zijn dat de voorzitter van de commissie taken van je over moet nemen of moet controleren of dingen gedaan zijn. De voorzitter behoudt het overzicht.

Een goede communicatie tussen de verschillende commissies is noodzakelijk. Daarbij is feedback geven en ontvangen een belangrijk onderdeel. Daarbij mogen we niet vergeten dat we allemaal vrijwilliger zijn en het beste voor hebben met de vereniging. Fouten worden gemaakt, dat is onvermijdelijk, zeker omdat iedereen de taken als vrijwilliger uitvoert. Uitgangspunt is dat we elkaar steunen en de club verder willen ontwikkelen.

(Dagelijks) Bestuur1

Het Bestuur monitort alle activiteiten binnen de vereniging: zij behouden het overzicht, overzien de grote lijnen en geven een richting aan voor de koers van de vereniging en de commissies. Dit komt tot uiting in het Jaarplan. Het Bestuur overziet of alle gemaakte afspraken binnen de vereniging worden uitgevoerd.

Het Bestuur creëert samenhang in de Jaarplannen van de commissies en maakt daar een werkbaar geheel van in één Jaarplan.

Het Bestuur is de gesprekspartner voor de externe contacten (school, gemeente, stichting, bond) op het gebied van het te voeren beleid, afspraken, contracten en overige overkoepelende zaken. Vrijwilligers uit de werkgroepen kunnen, in overleg met het bestuur, deeltaken oppakken in deze externe communicatie (denk daarbij aan uitvoerend werk; zoals contact over reparaties in de hal).

Hieronder staat per bestuurslid kort beschreven wat de taken en verantwoordelijkheden in hoofdlijnen zijn. Het verder uitwerken van profielen van deze functies behoort tot de implementatie van dit hervormingsplan.

1 In dit stuk zijn bewust nog geen namen ingevuld, het gaat hier om de “stoel”, de functie. Bij veel plekken zullen wel al namen gezet kunnen worden, maar er zullen ook enkele vacatures ontstaan.

Voorzitter

De voorzitter heeft een rol als verbinder tussen alle lagen binnen de vereniging. De voorzitter zorgt voor visie en samenhang. De voorzitter is het gezicht van de club, intern en extern.
De voorzitter is onder andere verantwoordelijk voor:

● Voorzitten bestuursvergadering en ledenvergaderingen
● Aansturen voorzitters van commissies
● Bewaken grote lijnen Secretaris De secretaris zorgt voor een goede schriftelijke vastlegging van bijeenkomsten en afspraken. De secretaris is onder andere verantwoordelijk voor:

● Organiseren bestuursvergaderingen
● Beheren van vergunningen
● Monitoren wet & regelgeving
● Opstellen en controleren van contracten
● Samenvoegen jaarplannen van commissies Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor administratie en voorstellen op financieel gebied, om het bestuur in staat te stellen een gezond financieel beleid te voeren.
De penningmeester is onder andere verantwoordelijk voor:

● Beheren financiën
● Opstellen begroting n.a.v. input van de commissies
● Verantwoorden financiën naar ALV
● Controleren door kascommissie
● Voeren ledenadministratie
● Innen contributies
● Labels maken (of delegeren) voor alle leden (inclusief bondsnummer)
● Up-to-date houden van inschrijfformulieren Voorzitters van de Commissies De voorzitter van de commissie is als bestuurslid medeverantwoordelijk voor het beleid. De voorzitter vertegenwoordigt zijn commissie en is verantwoordelijk voor het indienen van een Jaarplan met begroting.
De voorzitter van de commissie stuurt de verschillende werkgroepen in de betreffende commissie aan. De voorzitter behoudt met name het overzicht, waar de werkgroepen meer in de uitvoerende kant zitten. De commissievoorzitters zijn onder andere verantwoordelijk voor:

● Opstellen Jaarplan met begroting voor eigen commissie
● Aansturen werkgroepen binnen de commissie
● Contactpersoon voor andere commissies
● Vertegenwoordigen commissie bij bestuursvergadering
Verderop in dit document worden de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitters en de werkgroepen van de betreffende commissies uitgewerkt.

Onafhankelijke functies/commissies (te benoemen door de ALV)

● Vertrouwenspersoon Nog vorm te geven.

● Kascommissie
Zie huishoudelijk reglement/statuten

Badminton-Commissie

De Badminton Commissie is ervoor verantwoordelijk dat alle leden zich kunnen ontwikkelen in onze mooie sport. Zij zijn hoofdzakelijk verantwoordelijk voor alle trainingen en competities. Dit regelen zij voor álle leden van de club, zodat er ook een mooie doorgaande lijn ontstaat in de vereniging en we gebruik kunnen maken van elkaars kennis en ervaring.

Het is belangrijk dat binnen deze Commissie drie personen komen die het aanspreekpunt zijn voor hun spelersgroep. We willen de groepen enerzijds doorbreken, maar anderzijds moet wel voor alle leden heel duidelijk zijn bij wie je moet zijn voor vragen over trainingen of competitie.

Voorzitter Badminton-Commissie

De voorzitter van de Badminton-Commissie (BC) moet een brede kennis hebben van badminton en de vereniging HBV als geheel. De voorzitter van de BC stuurt de werkgroepen aan die de competities en trainingen verzorgen.
Verantwoordelijkheden/taken:

● Opstellen Jaarplan met begroting voor eigen commissie
● Aansturen werkgroepen binnen de commissie
● Contactpersoon voor andere commissies
● Vertegenwoordigen commissie bij bestuursvergadering Werkgroep Competities Deze werkgroep bestaat uit minstens 3 vrijwilligers, bij voorkeur het dubbele aantal hiervan. Zij zorgen ervoor dat spelers van HBV mee kunnen doen aan de landelijke en regionale competities. Zij zijn in principe verantwoordelijk voor de 3 competities die HBV kent: de WFBC, Jeugdcompetitie en Bondscompetitie. Elk van deze 3 competities dient 1 hoofd-contactpersoon te kennen. Deze contactpersoon regelt alle zaken met betrekking tot deze competitie, maar kan daarbij gebruik maken van de ervaring en kennis van de overige leden uit de werkgroep en zaken kunnen gezamenlijk opgepakt worden waar mogelijk. Verantwoordelijkheden/taken:

● Aanstellen CCP (contactpersoon bond)
● Organiseren Bondscompetitie (1 contactpersoon)
● Organiseren Jeugdcompetitie (1 contactpersoon)
● Organiseren WFBC (1 contactpersoon)
● Administreren van aanmeldingen voor competitie
● Inschrijven teams voor de competities
● Opstellen van Teamindeling (in samenspraak met trainers)
● Informeren spelers over wedstrijdtijden
● Regelen invallers tijdens competitie
● Inkopen shuttles (i.s.m. met voorzitter BC) Werkgroep Trainingen Deze werkgroep zorgt dat er elk seizoen op alle niveaus kan worden getraind bij HBV. We gaan er vanuit dat alle spelers bij HBV interesse hebben in het zichzelf verbeteren van hun badminton-spel. Daarom willen wij tenminste alle spelers de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan een training. Deze werkgroep legt contacten met trainers en maakt afspraken over de trainingstijden. Deze trainingstijden moeten duidelijk gecommuniceerd worden met de spelers.

Het is belangrijk dat per trainingstijd ook bekend wordt wie de contactpersoon is voor de betreffende training. Dit kan iemand uit deze werkgroep zijn, of de trainer zelf, of een gastheer/-vrouw als die op deze avond aanwezig is (zie Communicatie-Commissie). Verantwoordelijkheden/taken:

● Aantrekken en afspraken maken met trainers
● Maken begroting trainingen (i.s.m. voorzitter BC)
● Maken indeling trainingsavonden
● Communiceren naar spelers over trainingsschema
● Regelen invaller bij afwezigheid trainer
● Opzetten van een Technisch Plan (i.s.m. de trainers)
● Uitprinten presentielijsten voor trainers
● Doorgeven aanwezigheid trainers aan penningmeester (voor betaling)
● Organiseren trainingsweekend voor alle leden Werkgroep Ontwikkeling Als HBV staan wij er voor dat iedere speler moet kunnen spelen op zijn/haar niveau. Wij hebben ook spelers die zich intensief willen ontwikkelen in het badminton en dit willen wij graag faciliteren. Deze werkgroep bekommert zich om de doorgaande lijn binnen de vereniging, waarbij ontwikkeling en doorstroom van talenten gestimuleerd wordt. Verantwoordelijkheden/taken:

● Doorgaande lijn borgen in trainingen
● Organiseren extra trainingen
● Aantrekken nieuwe spelers en gesprekken met bestaande spelers
● Bijwonen overleggen van de bond
● Informeren leden over externe toernooien

Activiteiten-Commissie

De Activiteiten-Commissie (AC) is verantwoordelijk voor alle activiteiten en toernooien voor de vereniging, voor zowel leden als externen. In de AC zitten spelers uit alle geledingen van de club. De AC bestaat uit meerdere werkgroepen, die elk een aantal activiteiten voor hun rekening nemen. De AC wordt gecoördineerd door een voorzitter, die zorgt dat alle activiteiten op tijd worden georganiseerd en dat er duidelijke communicatie naar buiten wordt verzorgd (in samenwerking met voorzitter Communicatie commissie). Deze voorzitter neemt ook plaats in het bestuur.

De gehele AC komt aan het begin van het seizoen bij elkaar om een planning te maken en de taken te verdelen. Aan het einde van het seizoen komt de gehele AC weer bij elkaar voor een evaluatie. Daarbuiten wordt alleen met de specifieke werkgroepen vergaderd. Binnen een werkgroep kunnen de taken ook weer verdeeld worden over meerdere personen.

Elke activiteit krijgt één eindverantwoordelijke, die ook zorgt dat er een draaiboek wordt gemaakt van de activiteit, zodat het makkelijk overgenomen kan worden indien nodig.

Voorzitter Activiteiten-Commissie

De voorzitter van de Activiteiten-Commissie moet overzicht houden op de behoeften van alle leden wat betreft activiteiten binnen de vereniging. De doelstelling van deze commissie is enerzijds om leden te behouden en anderzijds om nieuwe leden aan te trekken. De voorzitter ziet er op toe dat aan deze doelstelling wordt voldaan.

De voorzitter is ook verantwoordelijk voor de Agenda van de club. Hij voegt per seizoen alle plannen van alle commissies en werkgroepen samen en overziet het grotere plaatje in de planning.
Verantwoordelijkheden/taken:

● Opstellen Jaarplan met begroting voor eigen commissie
● Aansturen werkgroepen binnen de commissie
● Contactpersoon voor andere commissies
● Vertegenwoordigen commissie bij bestuursvergadering
● Jaaragenda maken (speelmomenten, trainingen, activiteiten etc.) Werkgroep Toernooien De werkgroep Toernooien bestaat uit een groot aantal vrijwilligers die de grote ‘open’ toernooien organiseren. Daarbij wordt er aan elk toernooi minstens 1 (bij voorkeur 2) eindverantwoordelijke gekoppeld die een Draaiboek maakt en er op toeziet dat alles juist wordt uitgevoerd.
De eindverantwoordelijke van het toernooi kan daarbij gebruikmaken van de kennis en ervaring van andere leden uit de werkgroep. Daarnaast zoekt hij/zij zelf vrijwilligers die hem ondersteunen in het uitvoeren van kleinere taken om het toernooi goed te laten verlopen. Verantwoordelijkheden/taken:

● Hoorn Open
● HBV Jeugd Toernooi
● Mix Toernooi
● Dubbel Toernooi
● Bedrijventoernooi

Werkgroep Samen 1-Activiteiten

De werkgroep Samen 1-Activiteiten is verantwoordelijk voor het organiseren van interne activiteiten die bijdragen aan het clubgevoel. Deze activiteiten zijn namelijk toegankelijk voor álle leden. De werkgroep bestaat uit een aantal vrijwilligers die de kleinere clubbrede activiteiten organiseren. Daarbij wordt er aan elke activiteit 1 eindverantwoordelijke gekoppeld die een Draaiboek maakt en er op toeziet dat alles juist wordt uitgevoerd.
De eindverantwoordelijke van de activiteit kan daarbij gebruikmaken van de kennis en ervaring van andere leden uit de werkgroep. Daarnaast zoekt hij/zij zelf vrijwilligers die hem ondersteunen in het uitvoeren van kleinere taken om de activiteit goed te laten verlopen. Verantwoordelijkheden/taken:

● Clubkampioenschappen ● Familietoernooi
● Nieuwjaarstoernooi
● Trainingsweekend

● Reünie
● Klaverjasavonden

Werkgroep vrijwilligerscoördinatie

Deze werkgroep zorgt ervoor dat op alle plekken in de organisatie van HBV voldoende vrijwilligers zijn om de taken te kunnen uitvoeren. Zij houden het overzicht bij van alle vrijwilligers van de club en zorgen er ook voor dat deze vrijwilligers zich gezien en gewaardeerd voelen.
Deze werkgroep moet bestaan uit zeer enthousiaste leden, die andere leden kunnen overtuigen om iets te betekenen voor de vereniging. De werkgroep organiseert aan het begin van ieder seizoen een ‘Kick-Off’, waarbij belangrijke informatie wordt gegeven aan alle leden. Daarnaast krijgt ieder lid bij deze ‘Kick-Off’ een label, maar pas nadat zij zich hebben ingeschreven voor een vrijwilligerstaak en/of bardienst. Hiervoor zou het mooi zijn als deze werkgroep kan onderzoeken op welke manier leden zich het beste kunnen inschrijven voor een vrijwilligerstaak en/of bardienst; op papier of via een digitaal systeem?

Verantwoordelijkheden/taken:

● Maken overzicht van alle benodigde vrijwilligerstaken per seizoen
● Bijhouden welke posities vacant zijn en hiervoor nieuwe vrijwilligers benaderen
● Organiseren van een “Kick-Off” aan het begin van het seizoen
● Uitdelen van de labels
● Regelen van een bardienstrooster (i.s.m. voorzitter AC) Werkgroep Ledenwerving De werkgroep Ledenwerving zorgt ervoor dat er voldoende momenten in het seizoen zijn waarop potentieel nieuwe leden de kans krijgen om kennis te maken met badminton. Elk van deze onderwerpen wordt gedragen door minstens 1 eindverantwoordelijke, die een Draaiboek maakt en erop toeziet dat alles juist wordt uitgevoerd. De eindverantwoordelijke van de activiteit kan daarbij gebruikmaken van de kennis en ervaring van andere leden uit de werkgroep. Daarnaast zoekt hij/zij zelf vrijwilligers die hem ondersteunen in het uitvoeren van kleinere taken om de activiteit goed te laten verlopen. Verantwoordelijkheden/taken:

● Bamito Fun-dag
● Probeerbadminton
● Schoolbadminton

● Schoolbadmintontoernooi

Communicatie-Commissie

Communicatie is ontzettend belangrijk in een organisatie. Dit willen we een prominente plek geven binnen HBV en daarom zetten we een Communicatie-Commissie (CC) op.
Eén persoon wordt verantwoordelijk voor alle communicatie vanuit HBV die naar alle leden gaat, zodat er geen miscommunicatie meer ontstaat binnen de vereniging en leden vanuit verschillende bronnen verschillende informatie ontvangen. Deze persoon is de voorzitter van de CC en is dus op de hoogte van alle nieuwtjes binnen de vereniging.

De Communicatie-Commissie is daarvoor wel afhankelijk van input van de andere commissies en werkgroepen. Input leveren valt dus onder de verantwoordelijkheid van de betreffende commissies en werkgroepen.
De Communicatie-Commissie informeert de leden met name op het niveau van clubbrede zaken. Werkgroepen van bijvoorbeeld de Activiteiten-Commissie of Badminton-Commissie verzorgen zelf de communicatie naar de spelers die zich voor een bepaalde activiteit hebben aangemeld of aan spelers die deelnemen aan een training. Echter: voordat spelers zich hebben aangemeld voor een activiteit of training, is het wel de taak aan de CC om alle betreffende leden te informeren dat zij zich hiervoor kunnen aanmelden.

Om de communicatie te verbeteren en mensen zich meer verbonden te laten voelen aan de club, willen we er voor zorgen dat duidelijk is bij wie je terecht kunt voor vragen. Daarom willen we een nieuw element toevoegen aan de vereniging: gastheren en gastvrouwen.

Voorzitter Communicatie-Commissie

De voorzitter CC is de spil binnen de organisatie. Deze voorzitter weet wat er speelt en zorgt er voor dat alle leden op de hoogte zijn van de belangrijkste zaken. Verantwoordelijkheden/taken:

● Opstellen Jaarplan met begroting voor eigen commissie
● Aansturen werkgroepen binnen de commissie
● Contactpersoon voor andere commissies
● Vertegenwoordigen commissie bij bestuursvergadering
● Verzorgen alle interne communicatie naar leden (Nieuwsbrieven)
● Mails van (nieuwe) leden ontvangen en doorsturen naar juiste gastheer/-vrouw Werkgroep Gastheren & Gastvrouwen Elk speelmoment (speelavond of training) heeft 2 à 4 gastheren of -vrouwen. Deze personen zijn het hele seizoen “het gezicht” van dit speel-moment. In de kantine hangen foto’s van alle gastheren en -vrouwen.
Zij zorgen dat de hal open is en verwelkomen nieuwe leden (die zich hebben aangemeld via info@hoornse-bv.nl). Ze zijn minstens met z’n tweeën, waardoor het niet erg is als één van de twee een keer niet aanwezig is. De gastheren en -vrouwen monitoren de uitvoering van het bardienstrooster op hun speelmoment.
Deze gastheren en -vrouwen zijn het eerste aanspreekpunt voor alle leden op dat speelmoment. Ze zijn daarbij een belangrijke schakel tussen de leden en het bestuur + commissies. Indien leden bepaalde vragen hebben die de gastheer/-vrouw niet kan beantwoorden, zorgt hij/zij er voor dat het lid weet bij wie de informatie wel gevonden kan worden. Daarnaast kunnen de gastheren/-vrouwen bepaalde signalen doorgeven aan het bestuur, zodat eerder opgemerkt wordt waar de behoeftes van de leden liggen.
Verantwoordelijkheden/taken:

● Eerste aanspreekpunt zijn voor leden
● Verwelkomen nieuwe leden
● “Lief&Leed” voor betreffende avond (bijv. kaartje naar geblesseerde speler)
● Doorgeefluik naar bestuur andere commissies
● Verantwoordelijk dat er op tijd geopend en gesloten wordt (mag ook door andere leden gedaan worden)
● Bijhouden van voorraad benodigde formulieren (bijv. inschrijfformulier)
● Attenties vrijwilligers
● Kleinere activiteiten regelen op betreffende avond (husselavondje, fun-toernooitje) Werkgroep website/social media Deze werkgroep bestaat uit een paar ICT-vaardige vrijwilligers die nieuwtjes van HBV op de website en social media plaatsen. Hiervoor zijn zij afhankelijk van input van overige commissies. Verantwoordelijkheden/taken:

● Website up-to-date houden
● Social media up-to-date houden Werkgroep externe contacten Deze werkgroep zorgt dat HBV een positief imago behoudt binnen de gemeente Hoorn én badmintonnend Nederland. Hiervoor heeft deze werkgroep contact met de media, de gemeente en de bond.
Daarnaast wordt een belangrijk onderdeel van deze werkgroep om sponsors te benaderen en te binden aan de club. Hiervoor zoeken we naar nieuwe methoden om te zorgen dat de sponsor ons iets te bieden heeft, maar ook wij iets kunnen bijdragen aan de organisatie van de sponsor. Hoe kunnen we elkaar versterken?

● Contact onderhouden met media (krant, radio, tv)
● Contact onderhouden met gemeente (op operationeel niveau, in overleg met bestuur)
● Contact onderhouden met de bond (op operationeel niveau, in overleg met bestuur)
● Creëren Sponsorplan
● Benaderen nieuwe sponsors
● Sponsoruitingen (extern + intern sporthal en kantine)

Faciliteiten-Commissie

Als vereniging huren we de accommodatie: sporthal met kleedruimtes/douches + een eigen kantineruimte. Het is daarbij belangrijk om te bewaken dat aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. Dit vraagt tijd en aandacht, regelzaken die niet allemaal door het bestuur gedaan te hoeven worden. De inkoop en het onderhoud van de kantine lag al bij een aparte kantinecommissie, daarnaast komt nu ook het ‘beheer sporthal en materialen’ als taak bij de Faciliteiten-Commissie. Ook de schoonmaakcommissie valt onder de FC.

De Faciliteiten Commissie moet daarvoor wel worden versterkt.

Klachten over de sporthal (kleedkamers, materialen, toiletten etc.) worden door de gastheren en -vrouwen direct doorgegeven aan de Faciliteiten Commissie, die de klachten weer door kan geven aan de juiste instanties.-

Voorzitter Faciliteiten commissie

De voorzitter stuurt de verschillende werkgroepen aan binnen de FC. De voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken binnen de vereniging. Hij/zij zorgt er voor dat zaken zo snel mogelijk worden opgelost door de juiste personen of instanties.
De voorzitter heeft contact met externe partijen, maar alleen op operationeel niveau: het communiceren van zaken die snel opgelost dienen te worden. Het overige contact met externe partijen (bijvoorbeeld op het gebied van het maken van afspraken en het opstellen van contracten) ligt bij het dagelijks bestuur.

Verantwoordelijkheden/taken:

● Opstellen Jaarplan met begroting voor eigen commissie
● Aansturen werkgroepen binnen de commissie
● Contactpersoon voor andere commissies
● Vertegenwoordigen commissie bij bestuursvergadering
● Communicatie met Stichting van de sporthal (met bestuurslid)2
● Communicatie met school (o.a. agenda met school i.v.m. Open Dagen)
● Communicatie met gemeente (met bestuurslid) Werkgroep Kantine Deze werkgroep zorgt dat de kantine goed functioneert.

● Op orde houden voorraad kantine: inkopen drank en snacks
● Op orde houden keukenmaterieel
● Op orde houden van de handleidingen
● Op orde houden prijslijsten (i.s.m. penningmeester)
● Op orde houden IVA (nieuwe leden aanmelden) Werkgroep Schoonmaak Deze werkgroep zorgt dat de kantine netjes is. Eén eindverantwoordelijke stuurt meerdere vrijwilligers aan.

● Maken van een Schoonmaakplanning
● Maken aftekenlijst
● Schoonmaken kantine (om de week een schoonmaakbeurt; met twee koppels)

2 De laatste drie altijd via het Dagelijks bestuur

● Uitvoeren jaarlijkse grote schoonmaak

Werkgroep Beheer Sporthal

Deze werkgroep bestaat uit een aantal handige vrijwilligers, die samen met de voorzitter kleinere klachten in de kantine en sporthal direct kunnen oplossen.

● Melden defecten aan voorzitter
● Direct oplossen van kleine klusjes Werkgroep Materiaal Deze werkgroep is verantwoordelijk voor alle materialen binnen HBV.

● Op orde houden materialen (+handleiding)
● Op orde houden berging
● Regelen alarmsysteem (noodnummers)
● Shuttles inkopen en in beheer houden (in overleg met Badminton-Commissie)

Tot slot: het plan verder brengen

Het anders organiseren kan een mooie nieuwe aanzet zijn om meer duidelijkheid te scheppen in de organisatie. Ook hopen we de taken meer te verdelen. Er komen meer ‘kleinere’ werkgroepen die iets regelen of organiseren, waardoor de drempel lager is en het uitnodigender wordt om vrijwillig iets te doen voor de vereniging. Zo hopen we dat veel leden (pro)actief een steentje willen bijdragen, en vele handen licht werk maken.

Het idee is dat aan het begin van het seizoen alle leden zich moeten inschrijven voor een bardienst en/of vrijwilligerstaken. In ruil daarvoor krijgen ze hun label.

Alle genoemde taken en verantwoordelijkheden in dit document worden nu in de meeste gevallen al uitgevoerd (of zouden moeten worden uitgevoerd). Er wordt nu te sterk geleund op een kleine groep vrijwilligers die ál deze taken op zich nemen. We willen naar een bredere gezamenlijke verantwoordelijkheid. Je bent lid van een vereniging en dat betekent dat we met elkaar HBV draaiende moeten houden. Samen zijn we de club en samen kunnen we van HBV de mooiste sportvereniging van Hoorn en mooiste badmintonclub van Nederland maken.

De afgelopen maanden hebben wij als werkgroep Organisatie ons plan voorgelegd en besproken met de huidige commissies en individuele leden met veel ervaring in de organisatie van HBV. In deze gesprekken hebben wij getoetst hoe men tegenover deze nieuwe organisatiestructuur zou staan. Ook hebben we gevraagd welke obstakels deze personen zien.

De reacties op de voorstellen zijn positief. Iedereen wil de uitvoering een kans geven, met een paar aandachtspunten om nog rekening mee te houden. Deze staan hieronder beschreven.

Aandachtspunten en randvoorwaarden:

● Duidelijkheid vooraf: de taakomschrijvingen zijn duidelijk zodat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt en wat de tijdsinvestering is
● Heldere afspraken vooraf: we maken duidelijke afspraken met elkaar zodat we weten wat we van elkaar verwachten en samen de voortgang kunnen monitoren
● Eenduidige communicatielijnen vooraf afspreken over onderlinge communicatie en communicatie naar leden
● Commissies en werkgroepen gaan werken met Draaiboeken (grondplan+randvoorwaarden) 3
● Samenwerken, waarbij werk overgenomen kan worden, met als stelregel: “organiseren doe je altijd met z’n tweeën”
● Elkaar ondersteunen om iedereen die actief is mee te nemen in de nieuwe werkwijze
● We nemen de tijd om elke commissie met werkgroepen goed in te richten
● Steun vanuit bestuur De voorstellen in dit plan vormen pas een eerste stap. We begrijpen goed dat het even omdenken is voor iedereen en we willen dit ook zorgvuldig aanpakken. Uiteindelijk moeten alle functies en verantwoordelijkheden natuurlijk duidelijk onderverdeeld zijn. 3 Zie bijlage Format draaiboek-begroting-mediaplan-evaluatie